Steuerkontrollsystem (Tax CMS)—kostengünstige Software—Lösungsansatz von uCloudify

Digitaler Lösungsansatz von uCloudify für ein Steuerkontrollsystem—Kosten zweimal gespart

Die Komplexität des rechtlichen Umfelds hat in den letzten Jahren zugenommen und die Kosten für die Einhaltung von Vorschriften in die Höhe getrieben. Vor allem kleine Unternehmen tun sich schwer mit der Einhaltung von Vorschriften, da sie kein Budget für das Studium neuer gesetzlicher Regelungen oder die Erstellung neuer Unternehmensrichtlinien haben. Viele Unternehmen haben sich bereits frühzeitig dazu entschlossen, durch die Digitalisierung ihrer Compliance-Prozesse Geld zu sparen. Dies erfordert jedoch eine Anfangsinvestition in Softwarelizenzen, die nur bei größeren Unternehmen Sinn macht.

The uCloudify project works to the benefit of small businesses and came up with a proposition to utilize a Das Projekt uCloudify arbeitet zum Nutzen von kleinen Unternehmen und hat den Vorschlag gemacht, einen kostenlosen Open-Source-Softwarekern zu nutzen, um den Werkzeugkasten für das Risikomanagement von Unternehmen zu erweitern, die es sich sonst nicht leisten können; somit können sie doppelt Geld sparen: (a) durch den Einsatz digitaler Technologie und (b) durch die Verwendung einer kostenlosen Softwarelizenz. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, ob diese Technologie auch für Tax CMS bzw. ein Steuerkontrollsystem am Beispiel der österreichischen Regelungen eingesetzt werden könnte.

Beachten Sie, dass noch einige Kosten für die Bereitstellung, das Hosting und die Gewährleistung der Sicherheit anfallen. Sie finden den Blog-Beitrag von uCloudify -> hier.

Warum ein SKS?—die neue Verteidigung gegen strafrechtliche Sanktionen

Die Tax Compliance Management Systeme haben in Österreich mit der Ratifizierung von Steueränderungen im Jahr 2018 an rechtlicher Relevanz gewonnen. Aufgrund der Parallele zu Deutschland, wo das Konzept der Steuerkontrollsysteme schon seit einiger Zeit die gesetzliche Vorwerfbarkeit und die direkte persönliche Haftung reduziert, wurde erwartet, dass das SKS in Österreich eine ähnliche Abschirmung für die Geschäftsleitung bieten würde. Schon bald bestätigte die Rechtsprechung, dass eine ordnungsgemäße Umsetzung des internen Steuer-Kontrollsystems grundsätzlich die Inanspruchnahme der Geschäftsführung wegen Fahrlässigkeit ausschließt. Als Beispiel kann die Entscheidung des österreichischen Bundesfinanzgerichts RV/7102618/2018 vom 28.02.2019 genannt werden (Link).

Die meisten großen Unternehmen begannen, ihr eigenes Tax-Compliance-System als integrierten Teil ihrer Risikomanagement-Software zu implementieren. Dies war meist einfach zu bewerkstelligen, da sie bereits über ein komplettes Risikomanagementsystem verfügten—z. B. zur Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act (SOX) im Fall von österreichischen Tochtergesellschaften mit Börsennotierung in den USA. Kleine und mittlere Unternehmen hingegen konnten diesen rechtlichen Schutzschirm aufgrund der hohen Anfangskosten meist nicht nutzen.

Erstellung eines Steuerkontrollsystems in 3 Schritten

Interessanterweise kann die Aufgabe, ein Steuerrisiko- und Compliance-System zu erstellen, in hohem Maße standardisiert sein. Der Grund dafür ist ganz einfach: Die Aktivitäten und Pflichten der Steuerabteilung sind gesetzlich definiert und in weiten Teilen für jedes Unternehmen gleich. Das bedeutet auch, dass der Implementierungsaufwand für kleine Unternehmen nicht besonders hoch sein muss. Die folgenden drei Schritte skizzieren eine einfache Herangehensweise für die Erstellung eines neuen Steuerkontrollsystems (Tax CMS) mit der von uCloudify vorgeschlagenen Softwarelösung:

Schritt 1: Der Steuerrisikokatalog und die Risikobewertung

Die meisten Steueranwälte haben ihre eigenen Vorlagen und Risikokataloge erstellt. Sie sind typischerweise ein kostbarer Schatz, von dem sie sich niemals trennen würden. Dieser Katalog sollte alle potenziellen Steuerrisiken für Ihre Branche enthalten und ist ein Ausgangspunkt für die Einrichtung des Steuerkontrollsystems. Es ist nicht klug, zu versuchen, einen solchen Katalog ohne einen Steuerexperten zu erstellen, da dies alle Bemühungen in Schritt 2 und 3 gefährden kann. Sobald Sie einen solchen Katalog haben, können Sie ihn in das Risikosystem auf einem eigenen Server importieren.

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Sobald Sie die Liste aller potenziellen Risiken zusammengestellt haben, müssen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Risiken auswählen und sie anhand unvoreingenommener und klarer Kriterien in Bezug auf die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen bewerten. So erhalten Sie den Grad des potenziellen Risikos, dem Ihr Unternehmen ausgesetzt ist.

Schritt 2: Dokumentation der Prozesse und Gestaltung der Kontrollen

Wenn die relevanten Risiken identifiziert sind, ist es an der Zeit, die Prozesse zu dokumentieren und strategisch Kontrollen zu platzieren, um die Realisierung der Risiken zu verhindern. Da die Finanzsysteme prinzipiell digitalisiert sind, bieten sich Datenflussdiagramme an. Hier ein einfaches Beispiel, das den Prozess der monatlichen Erstellung der Umsatzsteuererklärung beschreibt:

Schritt 3: Berechnung des verbleibenden Risikos

Nachdem die Kontrollen zur Abdeckung der identifizierten Risiken platziert wurden, ist es an der Zeit, ihre Effizienz zu berechnen. Dies sollte wiederum mit unvoreingenommenen Methoden erfolgen. Wenn die Kontrollen nicht ausreichend sind und das Restrisiko immer noch hoch (oder mittel) ist, sind zusätzliche Kontrollen und Maßnahmen erforderlich. Dies ist ein einfaches Beispiel für zwei einfache Kontrollen, die für die monatlichen Umsatzsteuererklärungen entworfen wurden:

Zusammenfassung

Parallel zur deutschen Gesetzgebung kann ein Steuerkontrollsystem in Österreich die gesetzliche Vorwerfbarkeit und die direkte persönliche Haftung reduzieren. Ein solches System ist jedoch für kleine und mittlere Unternehmen aufgrund der hohen Anschaffungskosten meist nicht erreichbar. Das Projekt uCloudify hat möglicherweise eine geeignete, kostengünstige Lösung gefunden, um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen abzudecken. Die Einrichtung des Steuerrisiko- und Compliance-Systems kann in drei Schritten erfolgen, die in diesem Artikel beschrieben werden, wobei die von uCloudify vorgeschlagene Technologie demonstrativ verwendet wird.

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel illustrativ ist und nicht alle Spezifika zu diesem Thema wiedergeben kann. Ihr Fall kann abweichen. Wir empfehlen immer, einen erfahrenen Spezialisten zu konsultieren, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Mehr lesen…

  •  International Organization for Standardization, Risk Management Guidelines, ISO 31000—link
  •  Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Fashgutachten KFS/PE 29—link
  • Bundesfinanzgericht, Erkenntnis vom 28. Februar 2019, RV/7102618/2018—link

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